Şirket CRM Yazılımları Nasıl Seçilir? 12 Kriter ve Puanlama Tablosu

CRM seçimi çoğu şirkette şöyle ilerliyor: Birkaç sayfa geziliyor, iki demo izleniyor, en çok konuşan satışçının ürünü seçiliyor. Üç ay sonra sistem yarı boş, ekip eski alışkanlığına dönmüş oluyor. Sorun genellikle ürünün kötü olması değil; seçim sürecinin hiçbir yerde ihtiyacın yazılı hâlini içermemesi.

Bu yazı, o eksiği kapatan basit bir yöntem sunuyor: 12 kriter, kendi işletmenize göre ağırlıklandırılmış bir puanlama tablosu, demoda sorulacak somut sorular ve iki haftalık bir karar takvimi. Yöntemi bize de uygulayabilirsiniz; zaten amacı budur.

Önce ihtiyacı yazın: tek sayfalık ihtiyaç notu

CRM araştırmasına başlamadan önce şu beş satırı doldurun. Bu not, sonraki her adımı kısaltır:

1. Kaç kişi kullanacak? Bugün kaç kişi, bir yıl sonra tahminen kaç kişi?
2. Hangi üç iş takip edilemiyor? (Örn. teklif dönüşleri, geciken tahsilatlar, tekrarlayan bakım randevuları.)
3. Hangi programlarla konuşmalı? Muhasebe, e-fatura entegratörü, e-ticaret, web formu, WhatsApp.
4. Veri nerede durmalı? Fark etmez / kendi sunucumuzda olmalı.
5. Üç yıllık bütçe tavanı ne? Aylık değil, üç yıllık toplam.

Bu beş satır, seçeneklerin yarısını kendiliğinden eler. Örneğin "veri kendi sunucumuzda olmalı" dediğiniz anda bulut abonelik grubunun tamamı listeden çıkar. Grupların ne olduğunu CRM yazılım çözümleri yazısında ayrıntılandırdık.

12 kriter ve neye bakacağınız

Bu 12 kriterin hepsi her şirket için aynı derecede önemli değildir. Bir sonraki adım ağırlıklandırmadır.

Puanlama tablosu nasıl kurulur?

Her kritere işletmeniz açısından 1-3 arası bir ağırlık verin (3 = bizim için kritik). Sonra her adayı her kriterde 1-5 arası puanlayın ve ağırlıkla çarpın. Toplam en yüksek olan kazanır. Yöntemin değeri şurada: Karar, demo sırasında etkilendiğiniz görsellere değil, baştan yazdığınız önceliklere dayanır.

Pratik ipucu: Ağırlıkları demo görüşmelerinden önce doldurun. Sonrasında doldurulan ağırlıklar, farkında olmadan en beğendiğiniz ürüne göre şekillenir.

Demo görüşmesinde ne yapmalı?

Hazırlanmış sunum demosu izlemek yerine kendi senaryonuzu çalıştırmalarını isteyin. Şu beş adım, bir ürünün size uyup uymadığını yarım saatte gösterir:

Bu beş adımı üç adaya da aynı şekilde yaptırın. Karşılaştırma ancak aynı senaryoda anlamlıdır.

Sorulması gereken 8 ticari soru

• Kullanıcı eklediğimde fiyat nasıl değişiyor? Üç yıllık toplamı yazılı verir misiniz?
• Sözleşmeyi bitirirsem verimi hangi biçimde ve ne kadar sürede alabilirim?
• Kurulum, veri aktarımı ve eğitim fiyata dahil mi? Değilse kaç TL?
• Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde ve hangi sürede dönüyor?
• Yeni bir alan/rapor istediğimde bu ücretli mi, süresi ne kadar?
• Verim hangi ülkedeki sunucuda duruyor?
• Sistemi kaç işletme kullanıyor, benzer sektörden referans var mı?
• Fiyat artışı sözleşmede nasıl düzenlenmiş?

Bu soruların cevabını sözlü değil yazılı isteyin. Yazılı vermekten kaçınan bir sağlayıcı, sorun çıktığında da net olmayacaktır. Yazılım firması seçimi tarafında benzer bir listeyi yazılım firması nasıl seçilir yazımızda topladık.

Kırmızı bayraklar

1. "Her şeyi yapar." Hiçbir sınır söylemeyen sağlayıcı, sınırları demo sonrasında öğrenmenizi bekliyordur.
2. Fiyatı yazılı vermemek. Özellikle kullanıcı artışındaki fiyat davranışını gizlemek.
3. Kendi senaryonuzla demo yapmaktan kaçınmak.
4. Veri dışa aktarımını kısıtlamak. Çıkışı zor olan sistem, pazarlık gücünüzü elinizden alır.
5. Destek kapsamının sözleşmede olmaması.
6. Tek kişiye bağımlılık. Ürünü yapan tek kişi ortadan kaybolursa ne olacağı belirsizse risk sizdedir.

İki haftalık karar takvimi

Kararı verdikten sonra hemen "her şeyi taşıma" moduna geçmeyin. Önce tek bir ekiple ve sade bir veriyle başlayın. Geçişin nasıl yapılacağını Excel'den CRM'e geçiş yazısında, ekibe benimsetmeyi ise ekip CRM'i kullanmıyor yazısında anlattık.

Bizi de aynı tabloya koyun

Bu yöntemi bize uygulamanızdan memnun oluruz. KurumsalCRM'in güçlü olduğu kriterler bellidir: teklif, iş takibi, tahsilat ve program içinden mesajlaşma sistemin içindedir; kişi başı aylık ücret yoktur ve sistem işletmenin kendi sunucusuna kurulur. Zayıf olduğu yer de bellidir: resmî fatura kesmez, o iş muhasebe programınızda kalır. Ekranları önce görmek isterseniz demo CRM sayfasında gezebilir, akışınız çekirdeğe sığmıyorsa özel CRM geliştirme tarafına geçebilirsiniz.

Sonuç

CRM seçimi bir ürün yarışması değil, bir uyum testidir. İhtiyacınızı yazıp kriterleri ağırlıklandırdığınızda karar genellikle kendiliğinden ortaya çıkar; geriye sadece aynı senaryoyu üç adaya da çalıştırmak kalır. Ve unutmayın: En iyi CRM, ekibinizin üçüncü ayda hâlâ her sabah açtığı CRM'dir.

İhtiyaç notunuzu yazdıysanız bize de gönderin; kısa formdan iletin, hangi kriterlerde iyi olduğumuzu ve nerede başka bir çözümün daha uygun olacağını açıkça söyleyelim.