Yazılım Firması Nasıl Seçilir? 15 Soru, Kırmızı Bayrak ve Sözleşme

Yazılım yaptırmak, çoğu işletme için birkaç yılda bir verilen, dönüşü zor bir karardır. Yanlış firmayla geçen altı ay yalnızca parayı değil, işinizi büyütmek için ayırdığınız zamanı da götürür. Üstelik yarım kalan bir projeyi devralacak yeni bir ekip bulmak, sıfırdan başlamaktan bazen daha zordur.

Bu rehber, bir yazılım şirketini seçerken bakmanız gereken kriterleri, görüşmede sormanız gereken 15 soruyu, uzak durmanız gereken işaretleri ve sözleşmede mutlaka yer alması gereken maddeleri bir arada topluyor. Son bölümde, yarım kalmış bir projeyi nasıl kurtaracağınızı anlatıyoruz.

Yazılım firması seçerken nelere bakılmalı?

Bir yazılım firmasını seçerken en önemli yedi kriter şunlardır: benzer iş deneyimi, işi yapacak ekiple doğrudan görüşme imkânı, yazılı kapsam ve fiyat, süreç görünürlüğü, kaynak kod ve telif devri, teslim sonrası destek ve iş sürekliliği. Web sitesinin güzelliği ya da satış sunumunun etkileyiciliği bu listede yoktur; çünkü ikisi de işin kalitesini göstermez.

Yazılım firmasına sorulacak 15 soru

Aşağıdaki sorular, ilk görüşmede firmaları hızla birbirinden ayırmanızı sağlar. Cevapları mümkün olduğunca yazılı isteyin; net cevap veremeyen firma, proje sırasında da net olmayacaktır.

Deneyim ve ekip

1. Bize benzer bir işi daha önce yaptınız mı? Canlıda görebileceğim bir örnek ya da demo gösterebilir misiniz?
2. Referans olarak konuşabileceğim bir ya da iki müşteriniz var mı?
3. Projede kimler çalışacak? İşin bir kısmını dışarıya (taşerona) devrediyor musunuz?
4. Proje sırasında sorularımı kime, hangi kanaldan soracağım? Geliştiren ekibe doğrudan ulaşabilecek miyim?

Kapsam, fiyat ve süre

5. Fiyat sabit mi? Kapsam dışı bir istek olursa nasıl fiyatlanıyor ve kim onaylıyor?
6. Teklifte hangi ekranlar ve entegrasyonlar var, hangileri yok?
7. Teslim tarihi ne, hafta hafta yol haritası var mı?
8. Gecikme olursa ne oluyor? Sözleşmede buna dair bir madde var mı?
9. Ödeme hangi aşamalara bağlı, her aşamanın kabul kriteri ne?

Süreç, sahiplik ve sonrası

10. İlerlemeyi nasıl göreceğim? Ne sıklıkla, tıklanabilir bir demo paylaşıyorsunuz?
11. Kaynak kod, dokümantasyon ve telif hakları teslimde bana devrediliyor mu?
12. Sunucu, alan adı ve üçüncü taraf hesaplar (e-posta, SMS, ödeme) kimin adına açılacak?
13. Teslim sonrası ücretsiz destek süresi ne kadar, sonrasında bakım nasıl ücretlendiriliyor?
14. Kişisel verileri nasıl koruyorsunuz? KVKK açısından hangi önlemleri alıyorsunuz?
15. Yollarımız ayrılırsa projeyi başka bir ekibe nasıl devredersiniz?

Fiyat tarafındaki soruları daha ayrıntılı ele almak isterseniz, özel yazılım geliştirme fiyatları rehberimizde teklif karşılaştırma listesi ve gizli maliyet tablosu bulunuyor.

Yazılım firması seçiminde kırmızı bayraklar nelerdir?

En belirgin kırmızı bayraklar; kaynak kodu vermemek, yazılı kapsam ve sabit fiyat sunmamak, proje sürecinde demo göstermemek ve tüm bilginin tek bir kişide toplanmasıdır. Bunlardan biri tek başına her zaman "vazgeçin" demek değildir; ama iki ya da daha fazlası bir aradaysa dikkatli olun.

• Kaynak kodu vermiyor ya da "lisans" veriyor. "Yazılım bizim altyapımızda çalışır, kodu veremeyiz" cevabı, sizi o firmaya kalıcı olarak bağlar. Hazır bir ürün satın alıyorsanız bu normaldir; özel yazılım yaptırıyorsanız değildir.
• Sabit fiyat ya da yazılı kapsam vermiyor. "Başlayalım, gidişata göre bakarız" yaklaşımı, bütçenizin sınırını firmaya bırakmak demektir.
• Demo göstermiyor. Ne daha önceki işlerinden çalışan bir örnek, ne de proje sırasında düzenli bir demo. Aylarca "iyi gidiyor" cevabı alıp sonunda beklemediğiniz bir şeyle karşılaşma riski yüksektir.
• Tek kişiye bağımlı. Projeyi bilen tek kişi o. Kod belgelenmiyor, ortak bir depoda tutulmuyor. O kişi hastalanırsa, ayrılırsa ya da başka işe yoğunlaşırsa proje durur.
• Piyasanın çok altında fiyat. Aynı kapsam için diğer tekliflerin yarısından da düşük bir rakam, genellikle ya kapsamın eksik anlaşıldığını ya da işin sonradan "ek iş" faturalarıyla büyüyeceğini gösterir.
• Tamamı peşin ödeme istiyor. Aşamalara ve kabul kriterlerine bağlanmayan ödeme, işin kalitesi üzerindeki tek kontrol aracınızı ortadan kaldırır.
• Hesaplar firmanın adına açılıyor. Alan adı, sunucu ve servis hesaplarının firmanın üzerinde olması, ayrılık anında yazılımınıza erişiminizi zorlaştırır.
• Her soruya "yaparız" diyor. Hiçbir riski dile getirmeyen, hiçbir isteğe "buna gerek yok" demeyen firma, ya işi tam anlamamıştır ya da size söylemek istemiyordur.

İyi bir yazılım firması bazen "bunu yaptırmanıza gerek yok" der. Sizi her isteğinizde onaylayan firma, size danışmanlık değil, sipariş alıyordur.

Yazılım sözleşmesinde neler olmalı?

Bir yazılım geliştirme sözleşmesinde en az şu maddeler bulunmalıdır: kapsam belgesi, fiyat ve ödeme aşamaları, teslim takvimi, kabul kriterleri, kaynak kod ve telif devri, destek süresi, gizlilik ve KVKK yükümlülükleri, fesih ve devir koşulları. Aşağıdaki tablo her maddenin neden önemli olduğunu özetliyor.

Bu maddeler özellikle kaynak kod ve telif konusunda kritik: 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nun 52. maddesi, mali hak devrine ilişkin sözleşmelerin yazılı yapılmasını ve devredilen hakların ayrı ayrı gösterilmesini şart koşuyor. Sözleşmenizi imzalamadan önce bir avukata göstermeniz, küçük bir masrafla büyük bir riski kapatır. Sahipliğin neden bu kadar önemli olduğunu özel yazılım nedir rehberimizde ayrıca anlattık.

Freelancer mı, yazılım ajansı mı, kendi ekibiniz mi?

Küçük ve net tanımlı işlerde freelancer, birden çok uzmanlık ve süreklilik gerektiren projelerde yazılım ajansı, yazılımın işinizin merkezinde olduğu ve sürekli geliştirileceği durumlarda ise kendi ekibiniz genellikle daha uygundur. Üçünün de yeri var; aşağıdaki tablo farkları özetliyor.

Pratikte birçok işletme karma bir yol izler: ilk sürümü bir yazılım firmasına yaptırır, ürün oturduktan sonra kendi ekibini kurar ve kodu ona devreder. Bu geçişin sorunsuz olması için de kaynak kodun ve dokümantasyonun baştan sizde olması gerekir.

Yarım kalmış bir yazılım projesi nasıl kurtarılır?

Yarım kalmış bir projeyi kurtarmanın ilk adımı, yeni bir firmayla konuşmadan önce tüm erişimleri ve kodu elinize almaktır; ikinci adım ise tarafsız bir kod incelemesiyle neyin kurtarılabileceğini, neyin yeniden yazılmasının daha ucuz olduğunu belirlemektir. Aceleyle "baştan yazalım" demek de, "üzerine devam edelim" demek de maliyetli olabilir.

Gurizon olarak yarım kalmış projeleri devralırken önce mevcut kodu ücretsiz inceliyor ve dürüst bir durum raporu hazırlıyoruz; rapor bizimle devam etmenizi gerektirmiyor, kararı sizin vermeniz için yazılıyor.

Yapay zeka kullanan bir yazılım firması seçmek fark eder mi?

Evet, eder; ama yapay zekayı nasıl kullandıklarını sormak, kullanıp kullanmadıklarını sormaktan daha önemlidir. Yapay zeka araçlarını üretim sürecine dahil eden ekipler, tekrarlayan kodlama, test ve dokümantasyon işlerini çok daha kısa sürede bitirebilir; bu da daha kısa teslim süresi ve daha düşük maliyet anlamına gelir.

Öte yandan yapay zekanın ürettiği kodu gözden geçirmeyen, test etmeyen bir ekip hızlı ama kırılgan bir yazılım teslim edebilir. Görüşmede şunu sorun: "Yapay zeka hangi aşamada devreye giriyor ve üretilen kodu kim, nasıl kontrol ediyor?" İyi bir özel yazılım geliştirme firması bu soruya somut bir süreçle cevap verir: kod incelemesi, otomatik testler ve her hafta sizin de denediğiniz bir demo.

Yazılım firması seçim süreci ne kadar sürmeli?

KOBİ ölçeğindeki bir proje için 2-4 haftalık bir seçim süreci genellikle yeterlidir. Büyük kurumsal projelerde bu süre haftalarca daha uzayabilir; ama küçük bir işletmenin aylarca teklif toplaması, çoğu zaman karar vermeyi ertelemenin bir biçimidir.

• 1. hafta: İhtiyacınızı bir sayfada yazın, 3-5 firmaya gönderin, yukarıdaki soruların yazılı cevabını isteyin.
• 2. hafta: En iyi 2-3 firmayla, işi yapacak ekibin de katıldığı görüşmeler yapın; demo ve referans isteyin.
• 3. hafta: Teklifleri kapsam, fiyat, süre, destek ve sözleşme maddeleri açısından yan yana koyun; referanslarla konuşun.
• 4. hafta: Sözleşmeyi netleştirin ve başlayın. Kapsamı büyük ve belirsiz projelerde, önce kısa bir analiz aşamasıyla başlamak da iyi bir seçenektir.

Yazılımınız bir web platformu olacaksa, web tasarım işiyle web yazılım işini ayırt etmek de teklifleri doğru okumanıza yardımcı olur; bu ayrımı web tasarım ve web yazılım farkı yazımızda anlattık. Hazır bir CRM mi yoksa özel bir sistem mi arıyorsanız, CRM yazılımı nedir rehberimiz de karar verirken işinize yarayabilir.

Gurizon bu kriterlere nasıl yaklaşıyor?

Bu listeyi bir yazılım ekibi olarak, müşterilerimizin bize sorduğu ve bizim de sorulmasını istediğimiz sorulardan derledik. Özel yazılım geliştirme projelerinde 24 saat içinde kapsamı ve sabit fiyatı içeren yazılı teklif veriyoruz, her hafta tıklanabilir bir demo paylaşıyoruz, kaynak kod ve telifi tamamen müşteriye devrediyoruz ve her projede teslim sonrası ücretsiz destek süresi bulunuyor. İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye'nin her iline ve yurt dışına hizmet veriyoruz.

Bir yazılım firmasıyla görüşmeye hazırlanıyorsanız, yukarıdaki 15 soruyu bize de sormaktan çekinmeyin. Kısa formu doldurarak fikrinizi anlatabilir, gelen teklifi diğer firmaların teklifleriyle aynı kriterlerle karşılaştırabilirsiniz. Mobil ya da entegrasyon ağırlıklı bir proje düşünüyorsanız mobil uygulama geliştirme ve API entegrasyonları sayfalarımız da fikir verebilir.